Det pågår en digitaliseringsrevolution i vår omvärld. Förväntan på att både leverera och kunna använda sig av digitala tjänster är minst sagt stor. Människor ställer krav på tillgänglighet dygnet runt och förväntar sig enklare och snabbare tjänster. Medarbetarna på domstolen har naturligtvis också krav på effektiva arbetsmetoder och verksamhetsstöd. Den arbetsgivare som inte klarar av att erbjuda digitala lösningar kan säkert upplevas både som mossig och mindre attraktiv. Det är viktigt att Sveriges Domstolar hänger med i utvecklingen.
Regeringen skrev år 2015 under en avsiktsförklaring med syfte att skapa en offentlig e-förvaltning som möter upp mot människors, organisationers och företags förväntningar i ett allt mer digitaliserat samhälle.
Vad har gjorts och vad tror vi kommer i framtiden? I veckans Domarblogg samtalar jag med vår ställföreträdande lagman Katarina Grén och två av våra IT-ansvariga, Ulf Roos och Christoffer Dahlgren.
Vi är i en övergångsfas
Vilka tankar har Katarina Grén kring vikten av digitalisering?
– Just nu befinner vi oss i en övergångsfas från papper till digitalt, beskriver Katarina Grén. Nästa steg är digitala tjänster och Katarina Grén hoppas att domstolen redan under nästa år kan erbjuda e-tjänster till exempel för den som vill beställa en dom eller ansöka om skilsmässa. Under 2018 har Södertörns tingsrätt dessutom haft digitaliseringsfrågor som ett särskilt fokusområde.
Tingsrättens alla 19 förhandlingssalar och åtta förberedelserum har uppdaterats. Vi har numera möjlighet att koppla in datorer och annan kringutrustning och presentera och spela in med bästa upplösning på bilderna (Full HD). Det innebär att bevisning i form av exempelvis filmer från en övervakningskamera kan spelas upp i mycket god kvalité. På samma sätt blir kvalitén mycket bra för de förhör som tingsrätten spelar in under sina huvudförhandlingar. Detta är av betydelse om målet överklagas till hovrätten eftersom förhör från tingsrätten spelas upp i de flesta mål i hovrätten.
Videokonferens för vitt skilda behov
Samtliga salar är dessutom utrustade med möjlighet till videokonferens. Det innebär att vi kan ha förhör exempelvis med vittnen och parter från en annan ort. Istället för att åka till Södertörns tingsrätt kan vittnet eller parten ta sig till sin närmsta domstol och vara med genom videolänk därifrån. Den enskilde sparar tid och slipper olägenheten av att behöva åka långt bort för att vara med på en rättegång. För statskassan innebär det ekonomiska vinster jämfört med tidigare eftersom staten inte behöver stå för vittnenas resekostnader, och vid mycket stora avstånd, kanske också kostnader för att sova över på ett hotell.
Några av våra salar har dessutom teknik för att använda simultantolkning via videolänk när rättstolken finns på en annan ort i Sverige. Här handlar digitaliseringen både om besparingar eftersom domstolen inte behöver stå för kostnader för resor och tidsspillan men också om stora vinster ur ett rättssäkerhetsperspektiv. Genom möjligheten att använda videolänk kan de mest kvalificerade tolkarna, rättstolkarna, bokas också till domstolar som ligger långt bort från tolkarnas bostadsort. Det här är positivt inte minst för många domstolar i Norrland där tillgången på kvalificerade tolkar kan vara begränsad.
Möjligheten att använda videolänk och videokonferenser används också för annat än förhandlingar. Möten för personal från olika domstolar kan numera hållas genom video. Det leder till mindre resande och på så sätt kan vi spara både tid och pengar. Med en god bildkvalité känns det dessutom som om man träffades i verkligheten. Det finns numera också ett stort antal kurser för domstolsanställda som sker i form av e-utbildningar. Det innebär en ökad flexibilitet för den enskilde att välja när hen ska gå e-utbildningen.
Ett regionalt samarbete
Det finns vidare en hel del samarbete mellan domstolarna i landet när det gäller digitaliseringsfrågor. Ett sådant exempel är det gemensamma arbetet mellan tingsrätterna i Stockholm som syftar till att domstolarna ska använda det IT-stöd som finns fullt ut. -Allt handlar om att vi vill effektivisera och se till att våra medarbetare använder våra verktyg på de effektivaste sätten. Ett exempel är att vi nu har beslutat att ta bort tingsrättens inkommande och utgående fax och istället kommunicera ännu mer med e-post på ett säkert sätt, påpekar Christoffer Dahlgren.
Digitalisering i varje mål och ärende
När ett mål eller ärende börjar hos domstolen har det traditionellt sett varit så att stämningsansökan och alla efterföljande skrifter har samlats i en akt. Sedan har handlingarna skickats för yttrande mellan de olika parterna via posten. Domaren har fått alla skrifter i pappersform för att fatta beslut om vad nästa steg i målet ska vara.
Numera arbetar domarna på Södertörns tingsrätt med digitala IT-stöd för att kommunicera kring våra mål och ärenden. Domaren får all information om målen digitalt och behöver aldrig titta i akten. -Det här är ett arbete som fortfarande är under utveckling och det finns mycket kvar att göra. Vår ambition är att kunna handlägga våra mål helt digitalt utan att behöva arbeta med den fysiska akten alls. Domstolsverket driver flera digitala projekt som vi på tingsrätterna deltar i, förklarar Ulf Roos.
Vi har också lagt ut dokument med vanliga frågor och svar både på vår hemsida och på vår Facebook-sida. På så sätt kan den som har en allmän fråga få information när hen har tid och möjlighet och är inte hänvisad till våra telefon- eller öppettider.
Vi lägger dessutom ofta ut avidentifierade domar i uppmärksammade mål i samband med att vi publicerar ett pressmeddelande. Det här är ett sätt att ge ökad service till journalister och allmänhet som är intresserade av vårt arbete, men det handlar också om en avlastning för vår kanslipersonal som annars måste ta emot många beställningar i den här typen av mål.
Framtiden
De som kan allra mest om digitaliseringen och domstolarna är våra IT-ansvariga Ulf Roos och Christoffer Dahlgren. Vad tror de om framtiden, låt säga i ett tio års perspektiv?
– Det är en kul och spännande fråga som vi bara kan spekulera lite kring i nuläget. Men att fler arbetsuppgifter kommer att automatiseras och att vi kommer att få möjlighet att fatta rätt beslut snabbare än vad vi gör idag med hjälp av digitala stöd vågar vi nog gissa, inleder Christoffer Dahlgren.
Ulf Roos fortsätter att sia om framtiden. – I framtiden kommer den som vill själv att kunna starta sin registrering av ett mål på domstolen och domstolen kommer att kunna använda samma data som den som vill inleda målet väljer att dela med sig av. Varje part kommer att kunna följa sitt mål genom en portal under hela processen. Man får direkttillgång till förelägganden eller kallelser till en förhandling och kan samtidigt komplettera sitt eget ärende. Kanske kommer det till och med att finnas möjlighet att komma med förslag på vilka datum som passar för en huvudförhandling. Förmodligen ryms alla dessa funktioner i en enhet som inte är större än dagens smartphones, utvecklar Ulf Roos.
– Det är inte heller helt osannolikt att vi har tjänster där våra domare på domstolen fyller i parametrar över vad som är bevisat i målet och utifrån detta så får vi färdiga domsförslag som skulle effektivisera vårt domskrivningsarbete avsevärt och ge medborgaren en snabbare rättsprocess, avslutar Christoffer Dahlgren.
