Då jag på till exempel en fest får frågan vad jag jobbar med och personen hör att man är arkivarie, ser denne ofta lite frågande ut i ansiktet och sedan är samtalet slut kring detta. Ibland – i regel lite senare på kvällen efter att vederbörande inmundigat en del dryck – får jag även frågan ”har du arkiverat något idag?” följt av ett skratt. Kunskapen om vad arkivarieyrket innebär är således inte så stor bland de flesta.
För att kort försöka beskriva vad en arkivarie gör är det att bevara och tillgängliggöra material och i möjligaste mån försöka kontrollera att tingsrätten sköter sig vad gäller registrering och bevarande av allmänna handlingar. Att lyckas ha kontroll på att alla medarbetare i alla sammanhang sköter sig i denna fråga är emellertid en omöjlig uppgift, utan man får försöka informera och sedan göra stickprovskontroller.
Arkivarien arbetar med historien och planerar framtiden genom att bedöma vad som ska sparas och hur. I rollen ingår att säkerställa att tingsrätten följer de lagkrav som finns kring vad som ska bevaras, vad som kan gallras samt hur handlingar ska förvaras och återsökas. Arkivarien är således i en person i mångt och mycket en informatör, IT-konsult, planerare, historiker, jurist och städare.
Arkivarie blir man oftast genom att man har akademiska kurser i bagaget och sedan lägger till detsamma i arkivvetenskap. Ofta har en arkivarie således en gedigen utbildning med hög allmänbildning.
I arbetsuppgifterna ingår även uppgifter såsom att försöka förhindra domare att underteckna dokument med sin favoritpenna ifrån företag som ”Bengts gräv”, vilken sannolikt inte är av arkivgodkänt bläck, eller informera en handläggare från att använda tipp-ex, post-it-lappar eller liknande arkivundermåligt material på en bevarandehandling. Att använda felaktiga material förkortar en handlings livslängd avsevärt, och det påverkar inte bara denna utan även de som ligger i nära anslutning till densamma.
Traditionellt sett är det mest papper arkivarien arbetar med, men IT blir en allt större del av vardagen, liksom för de flesta av oss. Häri ingår för arkivarien den stora frågan om vi kan bevara den digitala informationen i framtiden eller ej. Själv tillhör jag dem som ser de digitala arkiven som en fantastiskt arbetsredskap vilket underlättar framtagandet av handlingar och detta utan något slitage på desamma. Riskerna med detta är dock flera såsom exempelvis dataintrång och/eller förstörande av uppgifter genom att nya system inte är kompatibla eller att det sker en stor naturkatastrof. Då kommer vi stå där med ett stort hål kunskapsmässigt om dagens samhälle, men gamla arkiv ifrån medeltiden i bergrummen kommer att finnas kvar under ytterligare period.
Hur är det att vara arkivarie på en domstol?
Hösten år 2006 tillträdde jag som arkivarie för dåvarande Handens- och Huddinge tingsrätter inför sammanslagningen av dessa till Södertörns tingsrätt. Erfarenheten sedan tidigare av arkiv var som arkivarie på bland annat Försvarets Materielverk (FMV) och Stockholms Lokaltrafik (SL). Och visst finns det likheter mellan dessa olika arkiv, men innehållsmässigt står tingsrättens arkiv för sig bland dessa enligt mitt förmenande. På FMV bestod arkivet till mycket stor del av testrapporter för flygplanet JAS, vilket jag inte begrep något om. På SL var det likaledes en massa tekniska ritningar och liknande på tåg och växlar och det förstod jag inte heller mycket om. På tingsrätten är det istället mer jordnära frågor om brott och straff, skilsmässor och liknande, och man kan hitta många fascinerande om än ofta tragiska livsöden. Här får vi i större utsträckning även serva diverse intressenter alltifrån allmänhet till forskare, journalister eller jurister.
Något som även skiljer mellan dessa myndigheter och tingsrätten är att det vid jämförelse är förhållandevis god ordning redan från början – arkivarien slipper i regel springa och leta reda på handlingar i medarbetarnas rum.
På tingsrätten finns i dagsläget material ifrån år 1971 och framåt i tiden (äldre material finns på Stockholms stadsarkiv). Häri finns bland annat utöver de ordinarie dömande handlingarna äldre material såsom betalningsföreläggande och lagsökningar, äktenskapsprotokoll, gåvobrev med mera. Ofta ställs frågan ”om vi har kvar” ett äldre domslut eller annat sådant juridiskt dokument av vikt, och det har vi – det är inget som slängs utan bevaras ”för all framtid”, det vill säga så länge som vi kan bevara det. Det är en del av vårt kulturarv.
Ett tingsrättsarkiv har överhuvudtaget stor betydelse för rättsskipningen, för om det exempelvis inte kan kontrolleras hur långt fängelsestraff som utdömdes eller om en person blev skild, då står vi oss slätt i samhället i många frågor. Det kan även handla om forskning kring brott och straff, en resningsansökan efter många år, att en journalist vill skriva om fallet eller att en anhörig vill veta vad som egentligen hände. I förlängningen handlar det om tilltron till rättssamhället och att vi ska kunna granskas som rättsskipande myndighet, en nog så viktig uppgift.
Arkivet – tingsrättens själ
Som lite mer kuriosa ser jag det även som viktigt att försöka bevara ”tingsrättens själ”, det vill säga vad som har hänt och hur det var att arbeta här under olika perioder. I detta ingår att med jämna mellanrum spara personallistor, mötesprotokoll, fotografier eller händelser som att vi gick över till ett nytt datasystem, tingsrätten byggdes ut eller att lagmannen gick i pension.
Fråga gärna om ni undrar något, vi finns här som service för er och allmänheten med att förbereda och ta fram material ur arkivet.
