Dagens blogginlägg handlar om arkivet på Södertörns tingsrätt. Blogginlägget är skrivet av våra arkivarier och svarar på en rad vanliga frågor som vi får om vårt arkiv och om arkivariernas arbetsuppgifter.
Vad är arkiv till för? Varför sparar vi saker? Varför är de offentliga? Och vad ger det till efterlevande?
Bland annat dessa frågor ställdes när vi undrade vad vi skulle skriva om i det här blogginlägget. Kortfattat sagt finns vi här som hjälp för alla som behöver ta del av information. Vi som arbetar i arkivet vårdar historier och guidar användare till att hitta rätt bland stora mängder information. Till vardags arbetar vi med utlämnanden, arkivering av akter och arkivvård. Arkiven är i ständig förändring, inte minst idag med den snabba teknologiska utvecklingen.
Vem är arkivarien?
När vi säger att vi jobbar i arkivet, vad får du då för bild? Blandar du ihop oss med antikvarier? Tror du att vi då jobbar med att sälja gamla böcker? Kanske ser du framför dig en farbror i kofta som skrotar runt i sina Birkenstock-tofflor i en källare och som inte sett dagsljus på årtionden? Det är faktiskt inte en helt missvisande bild av oss. Vi gillar Birkenstock och koftor, och ja, av praktiska skäl ligger arkiv ofta just i källare. Det finns nämligen många regler rörande arkivlokaler och hur de ska vara utformade.
Vi som jobbar i arkivet ser oss själva som demokratins mest envisa riddare. I arkiven finns inte bara svaren på hur tingsrätten arbete går till utan även hur samhället fungerar. Vi skyddar dina papper mot skador och oordning. Vi ser till så att vi lätt kan hitta en dom, en fullmakt eller en personalakt när du söker efter den. Vi ser också till så att journalister och nyfiken allmänhet kan ta del av det som sker i samhället. Anser någon att en advokat tagit oskäligt mycket betalt för sitt arbete? Vi lämnar ut kostnadsräkningarna! Det finns väldigt mycket information i vårt arkiv, och den absoluta merparten av våra handlingar är offentliga för alla att läsa och granska.
Det dagliga arbetet i arkivet
Så hur ser då en dag på arkivet ut? Jo, här på arkivet arbetar vi i ett team bestående av tre arkivarier, två arkivassistenter och därtill två timanställda arkivassistenter. Våra dagliga arbetsuppgifter består av att:
- lämna ut allmänna handlingar genom e-post och brev,
- utfärda laga kraft-intyg,
- gå igenom akter som skickats till arkivet från de dömande avdelningarna,
- se till så akterna sorteras in rätt i bevarande eller gallringsbara och endast innehåller de handlingar som ska bevaras,
- genomföra andra projekt, oftast inom arkivvård eller utveckling av arkivet på olika sätt samt
- svara på frågor som inkommer via telefon och e-post.
Vi får in ungefär ett hundra förfrågningar om utlämnande av allmän handling varje dag. Dessa kommer in till oss via mejl och telefon. Folk vill ofta ta del av domar, förundersökningsprotokoll, anteckningar från huvudförhandlingar i brottmål och dagboksblad.
Många önskar också en så kallad laga kraft-stämpel på sin skilsmässodom. Det är ett bevis att domen inte längre får att överklaga. En sådan stämpel behövs ofta för att bevisa sin skilsmässa hos en myndighet i utlandet. Kanske ska de gifta sig på nytt i ett annat land och då behöver de kanske ett EU-intyg för att visa att de är skilda. Det är inte helt ovanligt att två personer ringer till oss och är desperata för att de om tre dagar ska åka iväg och gifta sig och de behöver nu sina respektive skilsmässohandlingar från tidigare äktenskap.
Andra förfrågningar kan vara exempelvis att någon undrar hur det gick till när den ena förälder förlorade vårdnaden år 2001, eller så letar någon efter information om ett mord som kan ha hänt i södra Stockholm år 1983. Vissa mål begärs ut med jämna mellanrum. Till exempel blev domen i det så kallade Helikopterrånet från år 2010 på nytt av intresse i och med Netflix-serien med samma namn. Ibland undrar personer även hur länge deras dom kommer vara sökbar. Vissa beställningar tar lång tid att hantera, medan andra går snabbare. Varför vissa beställningar tar längre tid att hantera beror bland annat på vilka uppgifter som är sökbara för tingsrätten och hur lång tid det tar att sekretesspröva den allmänna handlingen. Om någon exempelvis frågar om alla adoptioner av flickor födda efter år 2000 kan hanteringen ta länge tid eftersom det inte finns direkta sökvägar i arkivet för en sådan förfrågan.
Övriga projekt som arkivet arbetar med är exempelvis utskrift av domar och dagboksblad för inbindning. Vi skickar dessa för inbindning eftersom lagen än så länge kräver det. Förändringen till digitala underskrifter av domar har dock väckt frågan om det kommer att fortsätta att vara så. I framtiden kanske domboken blir helt digital. Som del av arkivvård hör även gallring av handlingar, förteckning av bevarade akter och förberedelser som krävs inför leverans av äldre arkiv till arkivinstitutioner. Alla domar och slutliga beslut finns bevarade antingen hos oss eller på Stockholms stadsarkiv. Här kan du läsa mer om Stockholms stadsarkiv: Stadsarkivet.
Arkivets miljö är A och O
Till arkivvård hör även att ta hand om de arkiverade handlingarna och se till att de är läsbara för all framtid. Här kommer de krav som ställs på arkivlokalen in i bilden. Till exempel kräver papper rätt klimat för att det ska må bra. Papper mår nämligen som bäst när det är omkring 18 grader varmt och cirka 35 procent luftfuktighet. Lokalen ska dessutom självfallet vara brandsäker, det ska inte finnas vattenledningar dragna igenom utrymmet och elen ska gå att stänga av helt. Endast ett fåtal personer ska ha rätt att komma in i lokalen för att inte riskera att obehöriga råkar förstöra handlingar, rubba ordningen i arkivet eller ta del av sekretessmaterial som de inte ska ta del av. Lokalen ska dessutom vara ren – vi arkivarier hatar silverfiskar eftersom de äter papper!
Vi är glada att vi är så många som arbetar i arkivet idag. Det dagliga arbetet med utlämnanden och akthantering tar mycket tid och för att hinna med det mer strategiska och långsiktiga arbetet i arkivet, behöver vi vara tillräckligt många. Arbetet med utlämnanden är det absolut viktigaste eftersom dessa ska ske skyndsamt, men utan god ordning försvåras arbetet. Det långsiktiga arbetet kräver tid och god kunskap om arkivering. Idag krävs därför även en för att få arbeta med det på tingsrätten. Detta tryggar arkivet för bästa möjliga framtida bevarande.
Framtidens arkiv?
Arkiven har alltid varit i förändring och genom teknologisk utveckling ställs arkiven nu inför allt större utmaningar. Det handlar inte bara om att handlingarna blir digitala i stället för att existera i pappersformat, som tidigare varit normen, utan även om att en helt ny digital ”arkivlokal” måste utvecklas och byggas upp med en egen logik. Eftersom digitala handlingar kräver andra förutsättningar för att kunna bevaras för framtiden är det ett stort uppdrag som tar tid.
Vi har ett e-arkiv dit de digitala akterna levereras med jämna mellanrum, men det mesta kring e-arkivens utveckling hos Sveriges domstolar hanterar Domstolsverket. E-arkivets innehåll går att söka fram genom ett särskilt sökverktyg. För det fall att det handlar om riktigt gamla mål krävs dock fortfarande ett fysiskt besök på arkivet för att kunna ta del av handlingarna.
Vi på arkivet tar tacksamt emot alla frågor eller liknande som ni har – inga frågor är dumma! Ni är också välkomna på studiebesök i arkivet. Kontakta oss på sodertorns.tingsratt.arkiv@dom.se.
/Blogginlägget är skrivet av medarbetare på Södertörns tingsrätts arkiv. Malin Ehnebuske, Michaela Notter, Rasmus Nilsson, Vilma Sohlberg, Henrik De Geer, Jacob Dixelius, Matilda Berntsen och Helena Marsten.
Vill du läsa mer om tingsrättens arkiv och registratur?
Domstolens arkiv – vårt gemensamma kulturarv och en förträfflig tidskapsel – Domarbloggen
Vad kostar det att få ut allmänna handlingar? – Domarbloggen
