Som ett led i tingsrättens arbete med förtroendefrågor är det nu på nytt dags för brukarundersökningar i november. Det är medarbetarna på domstolen som genomför brukarundersökningarna och resultatet av undersökningarna leder ofta till en rad förbättringsåtgärder när det gäller vårt bemötande av de människor som kommer till domstolen.
Med jämna mellanrum brukar vi på Södertörns tingsrätt genomföra brukarundersökningar. Brukare kallar vi alla de människor som är inblandade i mål och ärenden på tingsrätten eller som av andra anledningar kontaktar oss. Senast vi gjorde en brukarundersökning var under pandemin. Då var vårt fokus tilltalade i de så kallade snabbspårsmålen. Snabbspårsmål är brottmål som ska hanteras snabbt i rättskedjan och som ofta är av så enkel typ att den tilltalade inte har försvarare. Den brukarundersökningen genomfördes genom telefonintervjuer och digitala formulär. Men nu återgår vi till traditionella intervjuer på plats i tingsrättens lokaler. Vi kommer att intervjua parter (till exempel tilltalade och målsägande) samt vittnen och försöka att täcka samtliga måltyper som kan förekomma hos oss.
– Jag tycker att det finns många fördelar med intervjuer på plats. För den som har svårt att uttrycka sig i skrift är det enklare om någon annan tar anteckningar än att själv fylla i ett formulär. Under intervjusituationen kan vi också fånga upp många synpunkter som ligger utanför de frågor vi ställer, förklarar Karin Påle Bartes som leder tingsrättens förtroendearbete.
Förberedelsearbete
På tingsrätten finns det en kvalitetsgrupp som har representanter från varje avdelning. Det är den här gruppen som ansvarar för vårt bemötandearbete och gruppen har också ett särskilt ansvar för våra brukarundersökningar.
Samtliga parter och vittnen som är kallade till en förhandling under den aktuella tidsperioden kommer att få information i förväg om att brukarundersökningar pågår på domstolen, att deltagandet är frivilligt och en förklaring till varför vi genomför brukarundersökningarna.
I domstolens lokaler kommer det också att finns information om brukarundersökningen.
I samband med att förhandlingen är slut kommer ordföranden även att informera om den pågående undersökningen och särskilt betona att den är anonym och frivillig.
Alla medarbetare har möjlighet att anmäla att man vill intervjua våra brukare. I år har vi representanter från många olika yrkeskategorier som kommer att vara med i arbetet. De medarbetare som är intresserade av att hjälpa till med intervjuerna brukar få gå en kort utbildning i intervjuteknik. Några medarbetare har varit med och intervjuat många gånger tidigare medan det för andra är första gången På måndag den 6 november 2023 och fyra veckor framåt inleder vi vårt arbete.
Vilka förväntningar har våra medarbetare på undersökningen? Patricia som har arbetat som domare på tingsrätten sedan två år genomför sin första brukarundersökning.
– Jag förväntar mig att få höra mer om hur det vi gör dagligdags, och som därför framstår som ganska självklart för oss, egentligen uppfattas av de som inte är här lika ofta, säger Patricia.
Morgan har arbetat på tingsrätten sedan år 2010, först som handläggare och sedan några år som verksamhetsutvecklare.
– Jag tycker att det ska bli intressant att se hur de förbättringsåtgärder vi har genomfört sedan vår senaste stora brukarundersökning har fallit ut, menar Morgan.
De frågor som vi ställer har vår kvalitetsgrupp tagit fram och det finns också möjlighet för övriga medarbetare att komma med förslag på frågor. Bemötande är det övergripande temat och det kan handla om allt från bemötande när man kontaktar tingsrätten i förväg på telefon till hur bemötandet är på plats i säkerhetskontrollen, i de allmänna utrymmena och i förhandlingssalen. Har man fått säga det man ville? Har man förstått hur förhandlingen skulle gå till? Men frågorna kan också handla om hur man upplever säkerheten och trivseln i våra allmänna utrymmen, hur förståeligt språket är i rättssalen och hur lätt det är att förstå skyltar och informationstavlor.
Genomförandet
Under de fyra veckorna som våra undersökningar pågår kommer det att finnas någon eller några medarbetare från domstolen i allmänhetens utrymme varje dag. Intervjuerna genomförs på en avskild plats och tar mellan tio-tjugo minuter. Vi har som målsättning att intervjua ungefär lika många vittnen samt parter på båda sidor i både brottmål, tvistemål och ärenden. Vi kommer också att ha möjlighet till tolkhjälp så att även de som inte har svenska som modersmål får komma till tals.
Eftersom vi har arbetat särskilt med digital närvaro kommer vi också att försöka fånga upp några brukare som har varit med på en förhandling digitalt för att se hur de upplevde delaktigheten när de var med på videolänk i stället för att vara på plats i förhandlingssalen.
Den här gången försöker vi dessutom att dokumentera varje steg vi har gjort i våra brukarundersökningar från förberedelse fram till slutresultat. Vår dokumentation ska sedan tjäna som stöd för domstolar i Armenien som för första gången ska genomföra brukarundersökningar. Det är så klart väldigt roligt att domstolar som ligger så långt borta kommer att kunna ha nytta av vårt arbete.
Vad händer med resultatet
De som intervjuar ska föra in resultatet från de olika frågorna i en digital portal. Därefter skickar vi samtliga intervjuer till en student vid Linnéuniversitetet i Växjö. Studenten kommer att hjälpa oss med en sammanställning av vad som kommit fram vid vår undersökning.
– Det är så klart väldigt roligt att vi kan involvera ett universitet i vårt arbete. Det ligger helt i linje Södertörns arbete att knyta skolor och universitet närmare domstolens arbete. När det gäller just Linnéuniversitetet ingår medarbetare från Södertörn dessutom i ett antologiprojekt om demokratifrågor. Så beröringspunkterna är många mellan domstolen och universitetet, förklarar lagmannen Eva-Lena Norgren.
Vad har våra brukarundersökningar tidigare lett till?
När sammanställningen av våra brukarundersökningar är klar kommer kvalitetsgruppen att få i uppdrag att ta fram förbättringsförslag och vi kommer att gå igenom resultatet på ett månadsmöte för samtliga medarbetare.
Vi brukar också publicera ett inlägg på Domarbloggen där vi berättar om resultatet och vilka åtgärder som vi kommer att arbeta särskilt med framöver. Det är ett sätt för oss att kommunicera med våra brukare så att de som har blivit intervjuad också får ta del av slutresultatet.
Under årens lopp har många av de åsikter som vi har fått vid våra brukarundersökningar lett till en rad förbättringsåtgärder på domstolen. Några exempel är
- Ett särskilt rum för målsägande och vittnen som inte vill sitta i allmänhetens utrymmen i väntan på förhandling,
- Skisser utanför förhandlingssalarna som visar hur salen ser ut,
- Ett informationsblad om hur vi arbetar med trygghet och säkerhet på vår hemsida,
- En digital rundtur i våra lokaler som finns på vår hemsida,
- Laddstationer för mobiler,
- Domstolsvärdar som tar emot brukarna och visar dem till rätta,
- Rutiner för hur ordföranden ska berätta om hur en förhandling går till,
- Förbättrade skyltning i våra lokaler,
- Möjlighet att få svar på vanliga frågor utanför kontorstid genom ett dokument med vanliga frågor och svar på vår hemsida.
Vill du läsa mer om våra brukarundersökningar och förtroendearbete?
Brukarundersökningar i våra snabbspårsmål | Domarbloggen
Domskrivning, bemötande och andra förtroendefrågor i fokus på Förtroendedagarna | Domarbloggen
